La gestión adecuada de las historias clínicas ocupacionales es crucial para proteger la salud de los trabajadores y garantizar el cumplimiento de la normativa legal. Este artículo te ofrece una guía práctica en donde damos respuesta a la pregunta «¿Cómo se maneja la historia clínica ocupacional?»
Las historias clínicas en general, (incluyendo las ocupacionales claro está), como documentos, son de propiedad física de los establecimientos de salud, sin embargo, el contenido, es de propiedad del paciente (RM-732-2008-MINSA. Norma Técnica Gestión de la HC, numeral VI, 2.3-6 y Ley General de Salud).
Por lo anterior, los establecimientos de salud son responsables de resguardar las historias clínicas originales, en medios físicos o digitales. Los pacientes pueden solicitar cuando ellos deseen la copia de toda su información médica asumiendo los costos que ello represente por la emisión de copias (Ley General de Salud, art 15).
Desde nuestra experiencia, te presentamos 3 conclusiones con las cuales esperamos solucionar todas tus dudas respecto al manejo de las historias clínicas ocupacionales.
Conclusión 1: Hasta ahora, es claro que las Historias Clínicas originales SOLO deben de estar en los establecimientos que hicieron la evaluación médica.
Muchos piensan que los médicos, solo por el hecho de serlo, pueden acceder a la historia clínica ocupacional de una persona. La respuesta es no. Esta no es una excepción que refiere la Ley General de Salud, las cuales son señaladas en el artículo 25 de esta ley. A la historia solo pueden acceder los médicos tratantes o aquellos que, por algún motivo de interconsulta, hayan sido requeridos.
En el caso de las historias clínicas ocupacionales, la normativa indica que los médicos ocupacionales de las empresas sí pueden solicitar la copia de las historias para los fines de vigilancia médica (RM-312-2008-MINSA, DS-024-2016-EM, art. 115).
Conclusión 2. El médico ocupacional legalmente puede acceder a las copias físicas o digitales de las historias clínicas ocupacionales.
Claro está que ninguna otra persona puede acceder a las historias clínicas incluida las ocupacionales, las cuales contienen información médica confidencial protegida por Ley (derivar a ESTO ES CONFIDENCIAL).
Por otro lado, en el ámbito ocupacional se manejan los certificados médicos ocupacionales de aptitud. Estos no deben contener diagnósticos ni recomendaciones específicas para enfermedades o condiciones médicas del trabajador (paciente), ya que esta información es confidencial y no debe figurar en un certificado que, usualmente, forma parte del flujo de información con el área de recursos humanos de la empresa e incluso otras áreas.
Para brindar la información médica al trabajador, se utiliza habitualmente un informe resumen dirigido a él mismo, el cual es explicado por el médico ocupacional tal como se indica en la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), en su reglamento y en el Decreto Supremo N.º 024-2016-EM, que reglamenta la Seguridad y Salud Ocupacional en Minería.
Conclusión 3: Los certificados de aptitud médica ocupacional, no deben de contener diagnósticos ni información que sea referida a alguna condición médica.
¿Finalmente, cuánto tiempo deben de ser archivadas las historias clínicas en los establecimientos de salud?
Acorde a la NTS 139 x RM-214-2018-MINSA. “Norma Técnica de Salud para la Gestión de la Historia Clínica»: Numeral 2.3.2: “Las IPRESS (Instituciones prestadoras de servicios de salud) deben de mantener un archivo activo con historias con 5 años desde el último uso.
Asimismo, se debe mantener un archivo pasivo por 15 años después de que las historias clínicas fueron retiradas del archivo activo. Posteriormente, serán transferidas al Órgano de Administración de Archivos para que este las proponga para su eliminación ante el Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales, o para su conservación.
En el caso de trabajadores expuestos a cancerígenos, las historias clínicas deben ser archivadas hasta por 40 años, según lo establecido en el Decreto Supremo N.º 039-93-PCM, Reglamento de Prevención y Control de Cáncer Profesional.
En definitiva, la gestión adecuada de las historias clínicas ocupacionales es una responsabilidad compartida entre médicos ocupacionales, empresas y trabajadores. El cumplimiento de la normativa legal, la protección de la confidencialidad de la información y la promoción de una cultura de seguridad y salud en el trabajo son pilares fundamentales para el éxito de esta tarea.
